【イノベーションスキル】話し合った内容を簡単にまとめるKJ法のまとめ方4選

レッスン内容

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KJ法とは

KJ法とは、断片的な情報・アイデアを効率的に整理する目的で用いられる手法です。KJ法との組み合わせでよく利用されるブレインストーミングなどで付箋に記した1つ1つの情報をを並べ変えたり、グルーピングすることで、情報を整理していきます。

KJ法の考え方は、1967年、文化人類学者である川喜田 二郎氏が著書『発想法』において、「効果的な研究・研修方法である」と紹介したことで広く知られるようになりました。なお、KJ法の名称は、川喜田 二郎氏のイニシャルに由来しています。

KJ法を活用する場面

これらの場面では、KJ法を活用することで、効果的な問題解決や意思決定、チームの連携強化など、さまざまな利点が得られるでしょう。

複雑な問題解決	複雑な問題や課題に取り組む際には、複数の視点やアイデアが必要です。KJ法を使用することで、グループ全体の知恵を結集し、より包括的な解決策を導き出すことができます。
新しい製品やサービスの開発	新しい製品やサービスを開発する際には、クリエイティブなアイデアが求められます。KJ法は、参加者が自由にアイデアを発散し、最も有望なアイデアを選別するのに役立ちます。
プロセス改善と効率化	既存のプロセスや業務を改善する際には、従来の方法にとらわれず新しい視点が必要です。KJ法を用いて、参加者がアイデアを提供し、改善のための優先順位付けを行うことで、プロセスの効率化を図ることができます。
意思決定の支援	複数の選択肢がある場合や、重要な意思決定を行う際には、KJ法を使用して関係者がアイデアを提供し、選択肢を整理することで、より良い意思決定を支援することができます。

KJ法の特徴

これらの特徴やメリットにより、KJ法はグループでの問題解決や意思決定に広く活用されています。

グループの参加促進	グループ全体が参加しやすい方法です。参加者は自由にアイデアを発散できるため、意見が尊重される環境が提供されます。
アイデアの整理と分類	発見したアイデアを類似性や関連性に基づいて整理し、グループ分けすることができます。これにより、多数のアイデアを効率的に整理し、重要なポイントを見つけ出すことができます。
客観的な評価	アイデアの評価や重要度の付与が客観的に行われます。参加者が個人の主観に左右されず、より客観的な判断を行うことができます。
集団知の活用	グループ全体の知恵を結集して問題解決や意思決定を行うことを重視しています。グループのメンバーが協力してアイデアを生み出し、解決策を見つけ出すことで、より効果的な結果が得られます。
可視化と共有	最終的な整理結果を可視化し、グループ全体で共有することができます。これにより、参加者が問題解決プロセスの進捗状況や結果を把握しやすくなります。

KJ法の注意点

これらのデメリットや注意点にもかかわらず、適切にファシリテートされ、参加者が適切に誘導されれば、KJ法は非常に有用な問題解決手法となります。

時間と労力の消費	十分な時間と集中力を要します。アイデアの発散、整理、評価、そして最終的な整理結果の可視化には時間がかかるため、長時間の会議や作業が必要となります。
グループダイナミクスの影響	グループのメンバー間の力関係やコミュニケーションスタイルの違いが、KJ法の効果に影響を与える可能性があります。特定の参加者が支配的であったり、意見が抑制されたりすることがあるため、適切なファシリテーションが求められます。
バイアスやグループシンキングのリスク	グループでの意見交換やアイデア生成は、バイアスやグループシンキングの影響を受ける可能性があります。特定のアイデアが優先されたり、グループ全体が同じ方向に傾いたりすることがありますので、異なる視点や意見を尊重することが重要です。
アイデアの質の低下	アイデアを発散する段階では、クオリティコントロールが難しい場合があります。そのため、多くのアイデアが量的に増える一方で、質的な良いアイデアが不足することがあります。
実行可能性の欠如	グループでのアイデア生成には創造性が重視されがちであり、実行可能性や現実性が十分に考慮されないことがあります。したがって、最終的なアイデアを選別する際には、実行可能性や現実的な制約を考慮することが重要です。

メンバーの選定

限られた時間の中で話し合いを実施する場合は、参加者の主観がメインになりがちなので、メンバーによってアイデアが偏ります。同じ部署のメンバーであれば、課題を共有できたり問題点を深掘りできます。違う部署メンバーであれば自分たちでは気づいていない視点を発見することができます。目的に応じてメンバーの選抜を決めるていきましょう。

同一部署のメンバーにした場合

◼️ メリット

共通の知識と経験	同じ部署のメンバーは、共通の業務やプロジェクトに関する知識と経験を持っています。この共通の背景があるため、議論やアイデアの共有が円滑に行われる場合があります。
コミュニケーションの容易さ	同じ部署のメンバー同士であれば、コミュニケーションがより容易に行えます。顔見知りであるため、意見やアイデアを自由に交換しやすくなります。
部署全体の視点の共有	同じ部署のメンバーが集まる場合、部署全体の視点や目標を共有しやすくなります。これにより、部署間の連携や調整が円滑に行われる場合があります。

◼️ デメリット

視野の狭さ	同じ部署のメンバーだけで構成される場合、特定の視点やアプローチに偏りが生じる可能性があります。他の部署や異なるバックグラウンドのメンバーが不在のため、新しい視点やアイデアが生まれにくくなる場合があります。
グループ思考のリスク	同じ部署のメンバー同士でのグループ思考のリスクがあります。部署の共通の価値観や考え方に固執し、新しいアイデアや異なる視点を受け入れにくくなる可能性があります。
イノベーションの制約	同じ部署のメンバー同士でのマンダラートに参加する場合、イノベーションや創造性の制約が生じる可能性があります。新しい視点や発想の刺激が不足するため、革新的なアイデアや解決策の発展が阻害される場合があります。

他部署を交えたメンバーにした場合

◼️ メリット

異なる視点とアプローチ	他部署のメンバーは、異なるバックグラウンドや専門知識を持っています。彼らの参加により、マンダラートに異なる視点やアプローチがもたらされ、より多角的な議論や意思決定が促進されます。
新しいアイデアと刺激	他部署のメンバーは、他の部署での経験や知識を持っています。彼らの参加により、新しいアイデアや刺激がもたらされ、イノベーションや創造性の向上が期待されます。
部門間の連携と調整	他部署のメンバーが参加することで、部門間の連携や調整が促進されます。異なる部署間の共通の目標や関心事を共有し、より効果的な連携が実現されます。

◼️ デメリット

コミュニケーションの課題	他部署のメンバーとのコミュニケーションには、距離やコミュニケーションの障壁が存在する場合があります。コミュニケーションの課題を克服するために、適切なコミュニケーションツールやプロセスを導入する必要があります。
理解の不足	他部署のメンバーは、特定の業務やプロセスについての理解が不足している場合があります。このような場合、情報や背景を共有し、理解を深めるための時間と労力が必要になります。
意見の相違	他部署のメンバーとの間で意見の相違が生じる場合があります。異なるバックグラウンドや視点を持つため、意見の相違が生じやすく、これを解決するために十分な議論や妥協が必要になります。

ファシリテーションスキル

ファシリテーションとは、グループやチームが特定の目標を達成するために、プロセスや会議の進行を効果的に支援することを指します。ファシリテーターは、参加者が円滑にコミュニケーションし、意見を共有し、意思決定を行うための環境を作り出す役割を果たします。

ファシリテーションの目的は、グループの合意形成や問題解決、アイデアの創出などのプロセスを促進し、効果的な成果を達成することです。ファシリテーターは、議論の進行や時間管理、参加者間のコミュニケーションを円滑にするために、さまざまなツールや技術を活用します。

ファシリテーションは、会議やワークショップ、ブレインストーミングセッションなど、さまざまな場面で活用されます。効果的なファシリテーションは、参加者のエンゲージメントを高め、成果を最大化するための重要な要素となります。

コミュニケーション能力	参加者との円滑なコミュニケーションを確保し、議論を促進するための能力が必要です。
リーダーシップ能力	ブレインストーミングのプロセスを進行し、参加者を誘導して適切な方向に導く能力が必要です。
柔軟性	予期せぬ状況や問題に対応し、柔軟にプロセスを調整する能力が必要です。
プロセス管理能力	時間管理や進行状況の把握、議論の整理など、ブレインストーミングのプロセス全体を効果的に管理する能力が必要です。
ネゴシエーション能力	意見の対立や異なる視点の調整を行い、参加者間の合意形成を促進する能力が必要です。
フィードバック受容能力	参加者からのフィードバックを受け入れ、プロセスの改善や効果的なファシリテーションのためにそれを活用する能力が必要です。

KJ法の手順

まとめ

KJ法は、アイデアを可視化することができるだけでなく、情報を共有したり整理する際に役立ちします。それぞれの用途に応じて最適な方法を選べるように、様々なスタイルを試してみましょう。